Jokainen meistä on kuullut IT-projekteista, joissa budjetit ylittyvät, aikataulut venyvät ja asiakkaalle jää pahimmassa tapauksessa käteen järjestelmä, joka ei palvele tarkoitustaan. Tämän vuoksi me Laavulla haluammekin avata blogisarjamme viimeisessä osassa tapaamme toimia ja kertoa, kuinka tiedonhallintaprojektin hallinta ja työmääräarvioiden rakentaminen meillä hoidetaan.

Tiedonhallintaprojektien kohdallakin sanonta “Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” pitää paikkansa. Jokainen projekti alkaa kokonaisvaltaisella asiakastarpeen ymmärtämisellä, missä selvitetään mitä asiakas haluaa muutokselta ja mitä toiminnallisia hyötyjä pyritään saavuttamaan. Asiakkaan tarvetta määriteltäessä on erittäin tärkeää varata aikaa kunnolla käydylle keskustelulle, jotta saavutetaan molemminpuolinen ymmärrys siitä, mitä uuden työkalun käyttöönotto merkitsee asiakkaan liiketoiminnan kannalta.

Toteuttamamme tiedonhallintaprojektit lähtevät aina siitä ajatuksesta, että uusi M-Files järjestelmä rakennetaan tukeman asiakkaan toimintamallia. Usein kuitenkin huomataan, että M-Files -käyttöönotto tarjoaa asiakkaalle uusia ja tehostettuja toimintamalleja ja sen avulla on mahdollista luoda uusia arkipäiväistä toimintaa helpottavia käytänteitä. Pelkän tiedonhallintajärjestelmän toimittamisen sijaan kartoitamme aina asiakkaan ympäristön ja ratkaisun istuvuuden nykyiseen järjestelmään, mutta tehtävämme on samalla edesauttaa asiakkaan ymmärrystä muista vaihtoehdoista.

Kun asiakastarve ja kokonaisvaltainen ymmärrys asiakkaan toimintaympäristöstä ja muutokselle asetetuista tavoitteista on saavutettu, ryhdytään tekemään tarkempaa määrittelyä. Määrittelypäivät kestävät projektin koosta riippuen puolesta päivästä pariin päivään ja niihin osallistuvat myös asiakkaan IT-henkilöiden lisäksi järjestelmän loppukäyttäjät eri osastoista. Määrittelyn aikana käydään läpi kattavasti läpi eri käyttötapauksia ja saavutetaan yhteinen ymmärrys ratkaisun päälinjoista, jonka perusteella ensimmäinen Minimum Viable Product – iteraatio toteutetaan ja demotaan asiakkaalle.

Monimutkaisissa ja abstrakteissa tiedonhallintaprojekteissa jatkuvan ja avoimen kommunikaation tärkeyttä ei voi korostaa liikaa. Teknisen toteutuksen tekijälle välitön palaute on äärimmäisen tärkeää ja paras lopputulos syntyy iteratiivisen tekemisen kautta, kun pieniäkin askeleita katselmoidaan yhdessä asiakkaan kanssa. Asiakkaan ja toteuttajan välisen kommunikaation lisäksi sisäisellä viestinnällä on suuri merkitys asiakasorganisaatiossa: kun loppukäyttäjät tietävät miksi ja mitä hyötyjä saavuttaakseen uusi järjestelmä hankitaan, on henkilöstön helpompi motivoitua ja sitoutua uuden järjestelmän kehittämiseen ja käyttöönottoon yhdessä teknisen toteuttajan kanssa.

Yksi onnistuneen tiedonhallintaprojektin kulmakivistä on myös asiantuntemus muutostenhallintaan. Vaikka ihannemaailmassa ratkaisu tehdään täysin alussa tehdyn määrittelyn mukaisesti, todellisuudessa jokaiseen projektiin liittyy muuttujia, joita ilmenee alun huolellisesta suunnittelusta huolimatta. Projektin aikana on siis tärkeää osata hallita myös lähes väistämätöntä muuttuvuutta, joka voi syntyä esimerkiksi, kun asiakas tiedostaakin tarpeensa olevan erilainen, kuin alun perin luultiin. On tärkeää muistaa, että kun kolmion yksi kulma muuttuu, vaikuttaa se muihinkin kokonaisuuden osiin, joten projektin tuottavan osapuolen on tärkeää informoida asiakasta siitä, mihin muihin asioihin yksittäiset muutokset vaikuttavat.

Alun määrittelyn ja käytännön teknisen työn lisäksi onnistunut projekti vaatii huolellisesti läpiviedyn lopetusvaiheen, jossa varmistetaan, että toteutuksen laatu on moitteetonta ja sisältö vastaa täydellisesti sitä, mitä on sovittu. Uuden järjestelmän katselmoinnit ovat äärimmäisen tärkeitä ja parhaan lopputuloksen varmistamiseksi on hyvä, että asiakas saa järjestelmän käyttöönsä hyvissä ajoin ennen hyväksyntä katselmointia, jotta sitä ehditään testata ja siihen ehditään tutustua kunnolla.