Blogisarjan kuudennessa osassa hyppäämme erittäin mielenkiintoiseen ja meille laavulaisillekin aikanaan melko tuntemattomaan maailmaan, nimittäin asiakirjahallintaan sekä arkistointiin. Asiakirjahallinta ja arkistointi ovat useimmille näkymättömiä ja tuntemattomia asioita, mutta yrityksen tai julkisen organisaation hallinnon kannalta tärkeitä tiettyjen asiakirjojen hallinnointia, arkistointia ja hävittämistä säätelevien säädösten ja lakien vuoksi.
Laavu lähti toteuttamaan energia-alan toimijalle uutta tiedonohjauksen, asiakirjahallinan ja arkistoinnin järjestelmäkokonaisuutta, joka lähti käyntiin kaksipäiväisellä määrittelyllä. Määrittelyssä perehdyttiin konsernin eri yhtiöiden arkistonmuodostussuunnitelmiin (AMS), jotka ovat organisaation sisäisten asiakirjojen käsittelyä, rekisteröintiä ja säilyttämistä koskevia ohjeistoja. Määrittelyssä todettiin, että yhtiöstä löytyi asiakirjoja, jotka liittyivät sekä konserni-, että yhtiötason AMS:ään, mikä aiheutti teknisen työn kannalta positiivisen haasteen.
M-Filesilla on olemassa valmis pohjaratkaisu sähköiselle asiakirjanhallintajärjestelmälle, mutta valmis järjestelmä on suunnattu julkishallinnon tarpeisiin, missä järjestelmän toiminnallisuutta koskevat vaatimukset ovat laajempia ja tarkemmin säädettyjä. Täten tässä projektissa tavoitteena oli karsia ja keventää valmiin pohjaratkaisun toiminnallisuutta, räätälöidä se asiakkaan tarpeisiin ja lisätä puolestaan toiminnallisuuksia, jotka asiakas koki itse tärkeäksi.
Mistä järjestelmäkokonaisuus koostuu?
Kyseisellä asiakkaalla oli jo käytössään M-Filesin dokumentinhallintajärjestelmä (DMS) ja projektin tavoitteena oli yhdistää olemassa oleva DMS-järjestelmä nyt toteutettavaan asiakirjanhallintajärjestelmään. Uusi järjestelmä käsitti kolme osakokonaisuutta:
- Toiminnanohjausjärjestelmä
- Järjestelmässä hallinnoidaan asiakirjojen käsittelyn ja säilyttämisen säännöt, toisin sanoen se sisältää organisaation sähköisen arkistonmuodostussuunnitelman.
- Asiakirjojen hallintajärjestelmä
- Järjestelmä hoitaa asiakirjojen elinkaaren aina sen luonnista aktiivisäilytysajan päättymiseen toiminnanohjausvarastosta tulevien sääntöjen perusteella. Aktiivisäilytysajan elinkaari on pitkälle automatisoitu prosessi.
- Arkistointijärjestelmä
- Asiakirja siirtyy aktiivisäilytysajan päättyessä arkistointijärjestelmään, missä sitä säilytetään passiivisäilytysajan päättymiseen saakka. Sen jälkeen asiakirja tuhotaan.
Asiakirjahallinnan keskiössä on asiakirjojen säilytysajat ja aikojen laskentalogiikka. Esimerkiksi eräiden henkilöstöhallintoon liittyvien dokumenttien säilöntäaika saa olla maksimissaan kaksi vuotta, jonka jälkeen dokumentit täytyy hävittää, minkä takia säilytysaikojen tarkka määrittäminen ja seuranta ovat erittäin tärkeitä. M-Filesilla toteutettu automatisoitu prosessi pitää huolen, että dokumenttien käsittely tapahtuu lainsäädännön sille määrittelemän ohjeistuksen mukaisesti.
Käytännön työn kannalta projektin toteuttaminen piti sisällään mm. haluttujen prosessien ja työnkulkujen mallinnusta, järjestelmien välisiä integraatioita ja datamigraatioita, eli datan siirtämistä ja muokkaamista muista järjestelmistä M-Filesiin. Perustoiminnallisuuksien laajentaminen toteutettiin laavulaisten toimesta ohjelmoimalla käyttäen C#-kieltä. Ohjelmointi käsitti tässä tapauksessa olemassa olevan lähdekoodin muokkaamisen joko toimintojen karsimisena tai toimintalogiikan muuttamisena.