Tiedonhallintablogin seitsemännessa osassa pureudutaan jälleen työmme teknisempään puoleen.  Vuorossa on metsäteollisuuden toimijalle toteutettu dokumentinhallintaratkaisu, jossa asiakkaalle luotiin kaksi erilaista varastoa henkilöstöhallinnon sekä puun hankinnan ja myynnin tarpeisiin.

Asiakkaalla oli ennestään käytössä Salesforce- asiakkuuksienhallintajärjestelmä, johon M-Files integrointiin niin, että Salesforcessa ylläpidetyt asiakkaat ja yhteyshenkilöt olivat käytettävissä myös M-Files dokumentinhallinnassa. Tällä ratkaisulla mahdollistettiin esimerkiksi hankintasopimusten sähköinen allekirjoitus käyttäen olemassa olevan asiakkaan yhteyshenkilön tietoja. Sähköinen pankkitunnuksiin perustuva allekirjoitus nopeutti merkittävästi sopimusten käsittelyä ja hyväksyntää. Allekirjoitusratkaisuksi valittiin Visman Visma Sign-ratkaisu.

M-Files integroitiin myös asiakkaan tuotannonohjausjärjestelmään, josta M-Filesiin siirrettiin SQL-siirtotaulujen avulla sopimusten, laskujen ja kuormakirjojen tiedot, sekä hierarkkinen rakenne. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että ennen paperisina käsitellyt myyntilaskut siirtyvät nyt automaattisesti oikean asiakkaan M-Files-rakenteeseen asiakkaan ja sopimuksen alle.

Lisäksi kuormausdokumenttien hallintaa tehostettiin ja paperin määrää vähennettiin ottamalla käyttöön rekkojen latauspisteillä kuormakirjojen digitaalinen allekirjoitus. Kuljettajan tekemä kuormakirjan allekirjoitus tehdään digitaalisesti suoraan M-Filesissa olevaan dokumenttiin, jolloin allekirjoitettu dokumentti arkistoituu dokumentinhallintajärjestelmään välittömästi.

Perus henkilöstödokumenttien ja tiedonhallinnan lisäksi asiakkaalle toteutettiin vahinkoilmoituksen kirjaamis- ja käsittelyprosessi. Tämä yhdistettynä mobiilikäyttöliittymään mahdollisti esimerkiksi ennakoivasti potentiaalisen vaaratilanteen kuvallisen raportoimisen työntekijän kännykällä välittömästi tehdasalueelta.

Kuten monissa muissakin projekteissa, M-Files ratkaisun käyttöönotto tapahtuu iteratiivisesti perustuen Minimum Viable Product (MVP)-ajatteluun. Tällöin asiakas saa ensimmäiset osatoteutukset käyttöön kehitteillä olevan ratkaisusta mahdollisimman aikaisessa vaiheessa hyötyen siitä jo kehitysprojektin ollessa käynnissä.