Tällä viikolla blogissa esitellään toiselle metsäteollisuuden yritykselle tehty ratkaisu, jossa luotiin tuotantolaitosten käyttöä, ylläpitoa ja huoltotoimenpiteitä tukeva dokumentinhallintajärjestelmä.

Yrityksellä oli käytössään ennestään muita toimintaa tukevia järjestelmiä, kuten SAP, KronoDoc, Stellent ja Salesforce. Käytössä oleva dokumentaatio voitiin jakaa hallinnon dokumentteihin kuten työohjeisiin ja palaverimuistioihin, sekä teknisiin dokumentteihin kuten huoltokirjoihin.

Vanhoista järjestelmistä toteutettiin migraatio, eli olemassa olevien dokumenttien siirto M-Files -järjestelmään siten, että dokumenttien olemassa olevat metatiedot pysyivät samana niiden siirtyessä M-Filesiin. Dokumentin metatieto on ikään kuin dokumentin DNA, joka sisältää tiedot mm. siitä, mikä dokumentti on kyseessä, milloin se on luotu, milloin se vanhenee ja kenellä on oikeus dokumentin katseluun ja muokkaamiseen.

Asiakkaalle luotuun M-Files varastoon oli rakennettu ennen migraatiota erilaisia työnkulkuja ja laitehierarkioita. Hierarkia lähtee tehdastasolta ja päätyy esimerkiksi yksittäiseen laitteeseen ja kaikki yrityksessä käsiteltävä tekninen dokumentaatio on sidottu johonkin laitehierarkian osaan. Dokumentteja ei siis ainoastaan tuotu vanhasta järjestelmästä uuteen, vaan ne liitettiin migraation aikana tietyn säännön mukaisesti osaksi jotakin kohtaa hierarkiassa. Järjestelmien välisen migraation lisäksi dokumenteilla saattaa olla keskinäisiä linkityksiä ja nämä linkitykset dokumenteille toteutettiin Laavun omalla työkalulla.

Kun tekniset dokumentit sidottiin osaksi laitehierarkiaa, hallinnollisten dokumenttien kohdalla migraatio tapahtui osaksi jotakin työnkulkua. Yrityksessä otettiin hallinnollisille dokumenteille käyttöön kaksi työnkulkua: työversiotyönkulku ja julkaisutyönkulku, jonka lopputuloksena syntyy automaattisesti oikeiden henkilöiden hyväksymästä dokumentista PDF-muotoinen lopullinen julkaistu versio. Työversiovaiheessa oleva Word-dokumentti kulkee yrityksessä määriteltyä hyväksyntäprosessia pitkin ja kun lopullinen versio on valmis, syntyy uusi dokumentti omaan julkaisuvarastoonsa, jolloin puolivalmiit versiot ja valmiit dokumentit eivät ole vaarassa sekoittua.

Aktiivisten ja käytössä olevien dokumenttien lisäksi yrityksessä oli dokumentaatiota, joka ei ollut aktiivista, mutta syystä tai toisesta sitä tuli edelleen säilyttää, minkä vuoksi aktiivisen varaston lisäksi asiakkaalle luotiin myös arkistointivarasto.

Asiakkaalla oli projektin aloituksen aikaan noin puoli miljoonaa teknistä dokumenttia ja käyttöön otettu M-Files ratkaisu tehosti dokumenttien käsittelyä merkittävästi. Yrityksessä oli käytössä mm. erilliset SAP-järjestelmät eri tehtailla, mutta uudessa järjestelmässä kaikkien tehtaiden SAP-järjestelmistä syntynyt dokumentaatio kerättiin yhteen ja samaan M-Files varastoon, missä sitä on helpompi käsitellä.