Tiedonhallinta -blogisarjan toiseksi viimeisessä osassa vuorossa on asiakkaallemme toteutettu teollisuuden kunnossapitojärjestelmä (EAM= Enterprise Asset Management). M-Files -pohjainen kunnossapitojärjestelmä koostuu tehtaalle määritellystä laitehierarkiasta, näihin laitteisiin liittyvästä dokumentaatiosta ja mihin tahansa laitteisiin liittyvistä huolto- tai ylläpitotöistä.
M-Files on kätevä työkalu, mikäli yrityksessä on tarvetta mallintaa käytössä oleva laitehierarkia ja yhdistää tietty dokumentaatio koskemaan tiettyä laitetta tai esimerkiksi automatisoida laitehuoltoon liittyvät ilmoitukset. Laitehierakia voidaan tehdä niin yksittäisen tehtaan, kuin jopa tuotantolinjan tasolle asiakkaan tarpeesta riippuen. Hierarkian määrityksen jälkeen kaikki olemassa oleva huolto- tai ohjedokumentaatio voidaan osoittaa sille laitteelle, mitä dokumentaation sisältö koskee.
Kyseisen asiakkaan tapauksessa tehtaalla tehdään paljon ennakkohuoltoja, jotka on luotu automatisoiduiksi prosesseiksi M-Files -järjestelmään. Kun laitehierakia on luotu, yksittäisille M-Filesiin luoduille laitekohteille voidaan määrittää tietty aikaväli, jolloin laite tulee huoltaa. Kullekin laitteelle voidaan määrittää myös työnkulku, joka käynnistyy esimerkiksi kaksi viikkoa ennen laitteen tarvitsemaa huoltoa. Huoltotarpeesta syntyy aktiivinen työtilaus, josta tieto lähtee määritellyille vastuuhenkilöille ja resursseille ennalta määritellyn työnkulun mukaisesti. Tämä varmistaa, että kaikki laitteet tulevat huolletuksi ajoissa, kun tieto huoltotoimenpiteistä tulee automatisoidusti vastuuhenkilöiden tietoon.
M-Files -pohjaiseen laitehuoltojärjestelmään on myös mahdollista yhdistää tuntiseurantajärjestelmä. Kun esimerkiksi huoltotehtävälle määrätty henkilö ottaa tehtävän työn alle, uusi tuntikirjauskohde syntyy samalla automaattisesti M-Filesiin. Kun työntekijä merkitsee huollon suoritetuksi kirjaamalla huoltokortin, erilliseen tuntikirjausdokumenttiin päivittyy työn loppumisaika. Tämä mahdollistaa suoraan joko työntekijöiden työajanseurannan tai laajemmin eri laitteiden vaatiman huoltoajan tarkastelun tiettynä ajanjaksona.
Mahdollisten ennakoimattomien vikojen ilmetessä M-Filesiin rakennettiin vikailmoitusjärjestelmä, jolloin uusi vikailmoitus järjestelmään käynnistää korjaukseen johtavan työnkulun ja järjestelmä tekee tehtävänannon vastuuhenkilöille samalla, kun uusi työtilaus ja tehtävä luodaan automaattisesti järjestelmään.
Teknisen toteutuksen kannalta laitehuollon toteutukset sisältävät suurelta osin automaation koodaamista, mutta työhön kuuluu myös M-Files varaston konfigurointia ja tarvittaessa käyttöliittymää laajentavien applikaatioiden käyttöönottoa. Laajan automatisoidun sisällön vuoksi testaaminen on äärimmäisen tärkeässä roolissa ja testaamiseen kuuluukin mm. regressiotestausta, integraatiotestausta ja järjestelmätestausta, jotta järjestelmästä saadaan toimiva ja mahdolliset virheet toiminnallisuuksissa eliminoitua!
Ensi viikolla vuorossa on blogisarjan viimeinen osa, jolloin käsittelemme tiedonhallintaprojektin hallintaa ja työmääräarvioiden rakentamista.