Meiltä Laavulaisilta kysytään usein, että mitä Laavu oikein tekee, kun luonnonläheinen nimemme ei paljasta vielä työn teknisestä sisällöstä kovinkaan paljoa. Vastatessamme työmme koostuvan pitkälti erilaisten tiedonhallintaprojektien määrittelystä ja toteutuksesta, olemme huomanneet termin ja konkreettisen työn jäävän monelle epäselväksi, ellemme avaa asiaa tarkemmin.
Päätimme polkaista alkavan syksyn vauhdilla käyntiin ja aloitammekin 10-osaisen blogisarjan, jossa esittelemme viikoittain yhden Laavun asiakkaalleen toteuttaman tiedonhallintaa koskevan projektin. Käyttämämme M-Files ratkaisualusta taipuu moneen, ja tulevina viikkoina tutustummekin niin energia-alan toimijalle tehtyyn ratkaisuun, kuin rakennus-, terveydenhuolto- ja metsäteollisuuden yrityksille tehtyihin toteutuksiin ja niiden teknisiin sisältöihin.
LEIPOMOKONSERNIN SOPIMUKSET KUNTOON
Ensimmäisenä esittelyvuorossa on eräälle leipomokonsernille toteutettu sopimustenhallintajärjestelmä, jonka tarkoituksena oli tehostaa yrityksen päivittäisiä toimintoja ja pienentää erääntyneistä sopimuksista ja hankalasti löydettävistä dokumenteista syntyviä kuluja ja aikahukkaa. Konsernin sisällä toimii lukuisia yrityksiä, joilla kaikilla on laaja kirjo erilaisia sopimuksia raaka-aineiden hankinnoista aina vuokra- ja henkilöstösopimuksiin, joten hallinnoitavien sopimusten määrä on todella suuri.
Kaiken dokumentaation säilöminen perinteiseen puurakenteiseen eli sijaintiperusteiseen hakemistoon alkoi käydä raskaaksi ja ajantasaisen tiedon paikantaminen henkilöiden omaan säilöntälogiikkaan perustuvasta järjestelmästä hitaaksi. Laavu lähti toteuttamaan asiakkaan kanssa tehdyn kartoituksen jälkeen uutta, metatietoihin perustuvaa järjestelmää. Metatieto on ikään kuin dokumentin DNA, joka määrittää dokumentin sisältöä ja jonka perusteella järjestelmä suorittaa hakuja. M-Files järjestelmä pystyy suorittamaan hakuja niin dokumenttien nimistä, kuin sisällöistä.
Asiakkaan erilaiset sopimukset luokiteltiin ja tunnistetuille luokille tehtiin erilaisia lisätoimintoja. M-Files alustalla dokumenteille voidaan luoda esimerkiksi erilaisia näkyvyysrajoituksia ja elinkaari, jossa sopimuksella tai muulla dokumentilla on sille määritellyt vaiheet, kuten esimerkiksi tarkastus ja hyväksyminen. Elinkaari voi tulla esiin myös erilaisissa määräaikaisissa sopimuksissa, jolloin sopimuksen tila voi olla voimassa oleva, umpeutunut jne.
Elinkaaridokumentteihin voidaan luoda työnkulkuja, joihin nimetään kulloisenkin tarpeen mukaan esimerkiksi tarkastajat, hyväksyjät ja muut yhteyshenkilöt, jotka saavat halutessaan automaattiset ilmoitukset tilan muuttuessa, määräajan umpeutuessa tai jonkun muokatessa jotakin dokumenttia. Järjestelmä varmistaa annettujen sääntöjen mukaisesti, että prosessien tietyt vaiheet tulevat suoritetuiksi ja että eräpäivät ja muut tärkeät päivämäärät eivät livahda kenenkään silmien ohitse.
Yksi toteutetun sopimushallitajärestelmän hyöty on se, että sopimuksesta on aina saatavilla yksi viimeinen versio! Ajan ja vaivan säästö on konkreettinen, kun etsimiseen ja versiotarkastukseen ei kulu turhaa aikaa.
PÄHKINÄNKUORESSA METATIETOPOHJAISEN TIEDONHALLINNAN HYÖDYT VOIDAAN TIIVISTÄÄ SEURAAVASTI:
- Metatietopohjainen tiedonhallinta on nopeaa ja tehokasta: dokumentin sijainnin paikantamisen sijaan suoritat järjestelmässä Google-tyyppisen haun, jolla paikannat tarvitsemasi dokumentin nopeasti.
- Kaikista sopimuksista on olemassa aina vain yksi viimeinen versio!
- Dokumenttien tilat, kestot, näkyvyysoikeudet ym. voidaan määritellä tarkasti ja ilmoitukset voidaan automatisoida, jolloin eliminoidaan kuluja tuottavat virheet.
Sopimustenhallinta on vain yksi lukuisista mahdollisuuksista, joita M-Filesilla voidaan toteuttaa. Blogisarjan toisessa osassa tullaan tarkastelemaan eräälle tavarataloketjulle tehtyä tiketöintiratkaisua, jolla lähdettiin tehostamaan yrityksen asiakaspalautteiden hallintaa ja käsittelyä. Pysyhän kuulolla!