10 tarinaa tiedonhallinnasta - Osa 3: Dokumentinhallinnan pilviratkaisu

10 tarinaa tiedonhallinnasta - Osa 3: Dokumentinhallinnan pilviratkaisu

Kahdessa aikaisemmassa blogipostauksessa olemme keskittyneet järjestelmiin, jotka on rakennettu asiakkaan omalle palvelimelle, mutta sarjan kolmannessa osassa tutustummekin eräälle rakennusalan yritykselle toteutettuun dokumentinhallinnan ratkaisuun, joka toteutettiin kokonaisuudessaan pilviratkaisuna.

Pilvivaraston etuna on sen pienemmät hankintakustannukset sekä toimittajalta saatu tuki.  Pilvivarasto sijaitsee toimittajan omalla palvelimella, jolloin toimittaja vastaa palvelimen varmuuskopioinnista, huollosta ja päivittämisestä. Mikäli yrityksessä ei ole omaa IT-tukea tai järjestelmäosaamista, voi pilvivarasto olla ylläpidon tuen vuoksi parempi ratkaisu. Kustannus- ja ylläpitoetujen lisäksi pilvipalvelut tarjoavat helposti skaalattavan palvelinkapasiteetin.

Yksi uusia M-Files-käyttäjiä usein askarruttava kysymys koskee M-Files varastoissa olevien dokumenttien jakamista yrityksen ulkopuolisille tahoille. Tuleeko dokumentti ottaa ulos M-Filesista, tallentaa tietokoneelle ja lähettää sähköpostitse, vai kuinka homma toimii?

Kyseisellä rakennusalan asiakkaalla on useita ulkoisia sidosryhmiä, kuten asiakkaat, kunnan rakennustarkastajat tai vaikkapa maansiirtourakoitsija, joilla täytyy olla pääsy yrityksen ajantasaiseen dokumentaatioon. Dokumenttien jakaminen ja julkaisu tapahtuu erillisen webpohjaisen dokumenttiportaalin kautta, jossa dokumenttien jakaminen tapahtuu M-Filesissa annettujen tunnusten avulla hyödyntäen dokumenttien jakopaketteja, joita voidaan räätälöidä joustavasti erilaisten käyttötarpeiden ja ryhmien mukaan.

Sidosryhmien edustajat käsittelevät dokumentteja kuten normaalit organisaation M-Files- käyttäjät, mutta heille on toteutettu tiettyjä näkyvyys- ja muokkausrajoituksia. Täten kaikki osapuolet voivat käsitellä dokumentteja saman järjestelmän sisällä ja sähköpostilla jaettavat liitteet tulevat tarpeettomaksi ja kaikki dokumentaatio pysyy ajantasaisena.

Kyseisen asiakkaan tapauksessa määriteltiin vielä, että kaikki tietyn projektin alle lisättävät dokumentit perivät kaikki kyseessä olevalle projektille annetut suojausasetukset, joita voi halutessaan muokata yksittäisten dokumenttien kohdalla. Täten suurienkin dokumenttimäärien vienti järjestelmään on mahdollisimman vaivatonta.

Asiakkaan M-Files järjestelmän käyttöönotosta saavuttamat hyödyt voidaan tiivistää seuraavasti:

  1. Kaikki dokumentaatio on mahdollista varastoida ja hallinnoida yhden järjestelmän alle, jonka sisällä voidaan räätälöidä tarpeelliset näkyvyys- ja muokkausrajoitukset kunkin käyttäjäryhmän, kuten alihankkijoiden, tarpeiden mukaan.
  2. Kaikki ulkoiset sidosryhmät näkevät saman ajantasaisen dokumentaation helposti web-selaimessa erillisen dokumenttiportaalin kautta. Räätälöityjä jakoja varten tehtäviä jakopaketteja voidaan tehdä yrityksen oman varaston sisäisestä dokumentaatiota rajoittamaton määrä ja erilaiset yhdistelmät ovat mahdollisia.

Ensi viikolla perehdymme eräälle terveydenhuoltoalan toimijalle toteutettuun laadunhallintajärjestelmään, jossa otettiin käyttöön mm. dokumenttien sähköisen allekirjoittamisen mahdollistava ominaisuus. Tule lukemaan ensi viikolla, miten M-Filesilla toteutetaan parempaa laatujärjestelmän hallintaa.