Blogisarjamme neljännessä osassa pureudutaan eräälle terveydenhuollon toimijalle toteutettuun laadunhallinnan ratkaisuun, jossa Laavu suoritti jo M-Filesin käyttöön ottaneelle asiakkaalle QMS (Quality Management System) varaston asennuksen ja konfiguroinnin. Ratkaisulla pyrittiin tehostamaan laadunhallinnan prosesseja sekä mahdollistamaan sisäisten ja ulkoisten auditointien parempi hallinnointi.
Kyseisen asiakkaan tapauksessa dokumentit jaettiin joko versiokontrolloituihin tai versiokontrolloimattomiin dokumentteihin. Määrittelyvaiheessa todettiin, että asiakkaalla on tarve n. 30 erilaiselle versiokontrolloidulle dokumenttiluokalle, joita Laavu lähti toteuttamaan. Versiokontrolloidulla dokumentilla on versiohistoria samaan tapaan kuin kontrolloimattomilla dokumenteilla, mutta siirtyminen esimerkiksi dokumenttiversiosta 1.0 versioon 2.0 tapahtuu tarkasti määritellyn työnkulun kautta, jossa dokumentti käy läpi ennalta määritellyn tarkastus- ja hyväksymisprosessin ennen dokumentin lopullista valmistumista.
Reguloiduilla aloilla, kuten terveydenhuollossa, on tärkeää täyttää tarvittavien lupien ja sertifiointien mukaiset vaatimukset. Sisäisten ja ulkoisten auditointien läpivieminen onnistuneesti ja sulavasti parantaa organisaation tehokkuutta. M-Files QMS ratkaisu tuo täydellisen näkyvyyden ja jäljitettävyyden laatuprosesseihin, sekä automatisoi prosesseja tehden jokapäiväisestä työskentelystä sulavaa.
Laadunhallinnan auditoinneissa jäljitettävyys on yksi keskeinen vaatimus. Esimerkiksi kysymykseen “Kuka on hyväksynyt tämän dokumentin?” ei riitä pelkästään geneerinen merkintä, vaan pitää olla varmuus, että juuri tämä henkilö on todellisuudessa hyväksynyt dokumentin. Tämän ongelman ratkaisee M-Filesin sähköinen allekirjoitus -toiminto. Sähköisellä allekirjoituksella pystytään osoittamaan tarvittavalla varmuudella henkilön oikeellisuus, sekä muut tarvittavat tiedot allekirjoitusajasta, työnkulun tilasta yms.
Tässä projektissa versiokontrolloitujen dokumenttien työnkulkuun määriteltiin mm. pakollinen tarkistusvaihe, jolloin kunkin tarkastajaksi määritellyn henkilön tulee hyväksyä dokumentti ennen kuin se on mahdollista siirtää seuraavaan työnkulun vaiheeseen. Tämän lisäksi työnkulussa määriteltiin, että työnkulun vaiheiden ohittamista sallita edes admin-käyttäjälle ja että dokumentin vastuuhenkilö, tarkastaja ja hyväksyjä eivät voi olla sama henkilö. Versiokontrolloiduille dokumenteille määriteltiin myös vuosittainen katselmointi (Periodic Document Review), jonka lähestymisestä lähetään ilmoitus ennalta määritellyille henkilöille.
M-Files-pohjaisen laadunhallintaratkaisun keskeisimmät hyödyt voidaan tiivistä seuraavasti:
- Tarkasti ja huolella tehtyyn määrittelyyn perustuva laadunhallintajärestelmä eliminoi virheitä ja varmistaa, että prosessi noudattaa varmasti sille määriteltyjä laadunhallinnan vaatimuksia.
- Auditointien läpivieminen ja läpäiseminen helpottuu.
- M-Filesin älykäs laadunhallintaratkaisu varmistaa, että laadunhallinnan toimenpiteet ja katselmoinnit tapahtuvat suunnitellussa aikataulussa, eikä mikään osa-alue jää huomiotta.
Ensi viikolla blogissa tarkastellaan henkilöstöhallinnon tarpeisiin tehtyä ratkaisua ja kerromme samalla, miten M-Filesia voidaan hyödyntää esimerkiksi henkilöstön kompetenssikehityksen seurannassa.