Laavun tiedonhallintaa koskeva blogisarja on saavuttanut jo puolivälin ja tällä viikolla perehdytäänkin toteutukseen, jossa asiakkaalla oli tarve tehostaa henkilöstöhallinnon dokumentaatiota ja saada samalla enemmän informaatiota irti yrityksen henkilöstön kompetensseista.
Projekti aloitettiin luomalla asiakkaalle oma pilvivarasto henkilöstöhallinnon tarpeisiin, jotta HR-dokumentaatiota saataisiin tehostettua ja samalla pystyttäisiin parantamaan resurssiallokointia ja rekrytointia tehokkaammalla HR-datan hyödyntämisellä. Asiakkaan HR-varastossa oli tarve mm. henkilörekisterille (työntekijärekisteri), työsopimuksille, osaamistiedoille monitaitoisuus-matriisin muodossa, sekä koulutus- ja kurssitiedoille.
Koska HR-varasto on ainoastaan tiettyjen henkilöiden käytössä ilman työntekijöiden pääsyä varastoon, suojausasetukset määriteltiin varaston käyttöoikeus-tasolla, rajaten oikeutta ainoastaan HR:n tiedon parissa työskenteleviin henkilöihin.
HR varastoon luotiin useita erilaisia näkymiä, joista ensimmäiset olivat M-Filesin konfiguroinnilla toteutettavia perusnäkymiä. Tällaisissa näkymissä työntekijädokumentaatiota voidaan tarkastella esimerkiksi dokumenttiluokittain tai tyypeittäin ja suoritetuista tai vaadituista koulutuksista voidaan tehdä analyysia työntekijöiden kompetenssikehityksen seuraamiseksi.
Toisena ryhmänä ovat ns. edistyneet näkymät, joiden rakentaminen vaatii erillistä kooditoteutusta M-Files -alustan päälle. Näillä näkymillä pystytään vastaamaan mm. seuraaviin kysymyksiin:
- Onko työntekijällä tavoitteen mukainen määrä moniosaamista?
- Onko yrityksellä tavoitteen mukainen määrä työntekijöitä jokaiselle yrityksen tarvitsemalle osaamisalueelle?
Näkymät toteutettiin varastoon VAF-sovelluksella (Vault Application Framework). VAF on C# -koodiin perustuvat sovellus, joka asennetaan haluttuun M-Files-varastoon ja jonka avulla voidaan laajentaa M-Filesin core-tuotteen perustoiminnallisuuksia.
Tässä asiakastoteutuksessa VAF:lla pystyttiin luomaan tehokkaita näkymiä, jotka kokoavat yhteen tarkempaa tietoa yrityksen sisäisistä kompetensseista antaen näin tietoa todellisista rekrytointi- ja koulutustarpeista ja jo olemassa olevista taidoista yrityksen sisällä, joita ei välttämättä oltu osattu hyödyntää tehokkaimmalla tavalla.
Ensi kerralla blogissa hypätään meidän koodareillekin aikaisemmin hieman tuntemattoman aiheen, nimittäin asiakirjahallinnan ja arkistoinnin pariin. Lain määräämien vaatimusten vuoksi kyseessä on tarkkuutta vaativa ja monille yrityksille ja organisaatiolle pakollinen prosessi, johon M-Files on loistava työkalu!