Asiantuntijapalvelu on hienon kuuloinen, mutta usein hämärän peittoon jäävä termi. Mitä tekee yritys, joka tarjoaa asiantuntijapalveluita? Mitä tällaisten asioiden parissa työskentely käytännössä tarkoittaa?
Kyseisen termin taakse kätkeytyy valtava kirjo erilaista osaamista ja eri alojen ammattilaisia, jotka tarjoavat osaamistaan muiden käyttöön. Laavun asiantuntijat ovat IT-alan ammattilaisia, joilla on ydinosaamisensa lisäksi vahva kokemus eri toimialueiden ydinprosesseista.
Laavu toimii erilaisten tietohallintoon liittyvien projektien parissa ja toteuttaa M-Files -alustalla tehtäviä tiedonhallintaratkaisuja. Jokainen toteutus räätälöidään asiakkaan yksilöllisten tarpeiden mukaan, sillä tiedonhallinnalliset vaatimukset vaihtelevat yritysten välillä suuresti.
Tyypillinen projekti, jonka parissa työskentelemme, alkaa kartoituksella. Esimerkkiasiakkaalla oli tarve tehostaa yrityksen sopimustenhallintakäytäntöä. Heillä oli erilaisia sopimuksia, joilla on erilaisia näkyvyysrajoituksia. Sopimuksilla voi olla elinkaari, jolla on esimerkiksi työstö-, tarkastus- ja hyväksymisvaiheet. Elinkaari voi myös tulla esiin määräaikaisissa sopimuksissa, jolloin sopimuksen tila voi olla voimassaoleva, umpeutunut jne. Kokonaisuudet voivat olla erittäin kompleksisia ja kokonaisuuden hallitseminen erilaisina tiedostoina vanhalla puurakennemallisella hakemistorakenteella on hyvin työlästä.
Laavu on työskennellyt useiden yllämainitun kaltaisten projektien parissa ja toteuttanut sopimustenhallintaa helpottavia ratkaisuja M-Files- alustaa hyödyntäen. Vanhan puurakennemallin sijaan sopimukset tallennetaan tietokantaan, jossa niille annetaan tarvittavat metatiedot koskien mm. sopimuksen kestoa ja tyyppiä. Samaan ratkaisuun voidaan toteuttaa työnkulkuja, joihin on nimetty hyväksyjät, tarkastajat tai muut yhteyshenkilöt, ja jotka saavat mm. automaattiset ilmoitukset sähköpostiin sopimuksen tilan muuttuessa tai määräajan umpeutuessa. Näin vältytään umpeutuneilta sopimuksilta tai muilta kalliilta virheiltä.
Metatietopohjaisen sopimushallinnan välitön hyöty on se, että sopimuksesta on aina saatavilla yksi viimeisin versio ja muutoksia on helppo jäljittää taaksepäin. Ajan ja vaivan säästö on konkreettinen eikä versiotarkistukseen kulu turhaa aikaa.
Pähkinänkuoressa toiminnot ja hyödyt voidaan tiivistää seuraavasti:
- Tiedonhallinnassa siirrytään puurakenteesta metatietorakenteeseen, jolloin luovutaan aikaa vievästä sijaintiperusteisesta tiedonhallinnasta
- Kaikista sopimuksista on aina olemassa vain yksi viimeisin versio, mikä poistaa monimutkaisuuden useiden saman sopimuksen eri versioiden välillä
- Sopimusten tilat, kestot ja näkyvyysoikeudet voidaan määritellä tarkasti ja sopimuksiin liittyvät ilmoitukset voidaan automatisoida, jolloin eliminoidaan virheet ja säästetään selvää rahaa!
Tiedonhallinnan jäsentelemättömyys ja organisoinnin vaikeudet ovat hyvin yleinen ongelma jatkuvasti lisääntyvän tiedon aikana. Tunnistatko kuvailemamme tilanteen ja näet päivitettyjen tiedonhallintaratkaisujen mahdollistaman tehokkuuden lisäämisen sinun organisaatiossasi?
Ota yhteyttä ja kerro tilanteestanne, niin voimme miettiä juuri teille sopivaa tiedonhallinnan ratkaisua. Laavun periaatteiden mukaisesti toimitusprosessimme on lähtökartoituksesta alkaen läpinäkyvä! Tarjouksen pyytäminen ei sitouta mihinkään, vaan yrityksenne voi rauhassa punnita palvelun hyödyllisyyttä ja lisäarvoa.