Osa 1: Kuka vastaa jatkuvuudenhallinnasta?

Osa 1: Kuka vastaa jatkuvuudenhallinnasta?

-Yrityksen operatiivinen johto. Vastaus on yksinkertainen ja tavallaan itsestäänselvyys, mutta käytännössä asiat eivät aina ole näin.

Olen nähnyt valtavasti tapauksia, joissa johto ei tunnista tätä vastuuta. Pyritään jopa ulkoistamaan vastuu organisaation ulkopuolelle. Tämä kielii heikosti hoidetusta tai tunnistetusta jatkuvuudenhallinnasta. Vastuun siirtäminen ja jatkuvuudenhallinnan kulttuurin puute heikentävät merkittävästi organisaation kykyä toipua suurista vastoinkäymisistä.
Kaksi tyypillisintä jatkuvuudenhallinan lähestymistapaa yrityksissä ovat top-down ja bottom-up.

Top-down on jatkuvuudenhallinan malliesimerkki. Yrityksen johto tunnistaa jatkuvuudenhallinnan hyödyt ja tarpeen sekä hyväksyy tarvittavan budjetin henkilöresursseineen. Yrityksessä on yhtenäinen jatkuvuudenhallinnan strategia ja kulttuuri. Jatkuvuudenhallinta ei joudu kamppailemaan säännöllisesti resursseista yrityksen muiden hankkeiden kanssa. Yrityksen kaikki tasot johdosta varastomieheen osallistuvat säännöllisiin harjoituksiin.

Bottom-up-mallissa yrityksen osasto tai henkilö tunnistaa tarpeen jatkuvuudenhallinnalle, mutta syystä tai toisesta yrityksen johto ei koe tarpeelliseksi investoida koko yrityksen kattavaan jatkuvuudenhallintaan. Johto ei siis sitoudu kokonaisvaltaiseen jatkuvuudenhallintaan mutta ei myöskään kiellä orastavaa osastotason jatkuvuudenhallintaa – jäädään harmaalle alueelle ilman budjettia ja prioriteettia. Jopa selkeä kieltävä päätös perusteluineen on parempi kuin jääminen harmaalle alueelle. Henkilökohtaisesti suosittelen lopettamaan bottom-up-jatkuvuudenhallinan, ellei johto useasta yrityksestä huolimatta halua sitoutua jatkuvuudenhallintaan. Usein tämä voi tuntua suureltakin vastaiskulta kyseiselle osastolle. Käy keskustelu johdon kanssa, tämän jälkeen hyväksy päätös, äläkä ui jatkuvuudenhallinnan vastavirtaan. Hae motivaatio muista meneillään olevista hankkeista.

Kuinka sitten käytännössä asiat menevät? Tyypillisin tilanne jatkuvuudenhallinnan vastuusta ja toteuttamisesta on sen kuuluminen IT-organisaatiolle. IT pyrkii tekemään jatkuvuudenhallintaa parhaan kykynsä mukaan sovelluksille, jotka se tietää tai olettaa, kaikista kriittisimmiksi liiketoiminnalle. Useimmiten jatkuvuudenhallinnalle ei ole erillistä budjettia, vaan toteutus otetaan IT-budjetista. Vaikka operatiivisessa mielessä tämä on kenties paras huonoista vaihtoehdoista, jättää se merkittäviä puutteita organisaation muiden yksiköiden jatkuvuudenhallinnalle. Myös muiden osastojen osallistuminen IT-organisaation johtamaan jatkuvuudenhallintaan on usein heikkoa tai olematonta.

Entä sitten kun yritys ei tuotakaan kaikkia tarvitsemiaan palveluita itse? Vuokrataan toimitilat, ostetaan IT-palvelut, taloushallinto ja HR palveluna. Näinhän valtaosa yrityksistä toimii nykypäivänä.

Kuka tällöin vastaa ja toteuttaa yrityksen jatkuvuudenhallinnan? Vuokranantaja ei ole (todennäköisesti) velvollinen osoittamaan ennalta määrätyssä aikataulussa uusia toimitiloja, jos nykyiset toimitilat muuttuvat käyttökelvottomiksi. IT-palveluntarjoajalla on todennäköisesti jatkuvuussuunnitelma omalle liiketoiminnalle, mutta ei heillä ole tietoa asiakkaan liiketoimintaan liittyvistä riskeistä, ellei asiakas tee hyvin läheistä yhteistyötä palveluntarjoajan kanssa. Usein myös palvelusopimukset rajaavat poikkeustapaukset palvelutasosopimuksen ulkopuolelle. Myös mahdolliset euromääräiset korvaukset harvoin kattavat menetetyn kassavirran. Keskustele taloushallinnon toimittavan yrityksen kanssa heidän tavastaan toteuttaa jatkuvuudenhallintaa. Tämä ei ole epäluottamuslause vaan osoitus ammattitaidosta. Palveluita tarjoavan yrityksen laatusertifikaatti on hyvä alku muttei tae järjestelmällisestä jatkuvuudenhallinnan toteuttamisesta.

Johto vastaa siis aina jatkuvuudenhallinnasta riippumatta siitä, kuinka liiketoiminalle tärkeät toiminnot on toteutettu. Johdon nimeämä henkilö tai ryhmä käyttää johdon antamaa mandaattia toteuttaessaan jatkuvuudenhallintaa läpi organisaation ja yhdessä mahdollisten kumppaneiden kanssa. Johto osallistuu myös harjoituksiin sekä luo johtamaansa organisaatioon jatkuvuuden kulttuurin.

Jokainen on oman jatkuvuutensa seppä.

Heinäkuun lopulla osassa kaksi käsittelen riskien tunnistamista ja hallintaa.

Hyvää juhannusviikkoa,
Aapo

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.