Osa 3: Jatkuvuudenhallinta osana liiketoimintaprosesseja

Osa 3: Jatkuvuudenhallinta osana liiketoimintaprosesseja

Tavallisin jatkuvuudenhallinnan toteutus on perustaa hanketta varten projekti. Tätä puoltavat myös monet kansainväliset parhaat käytännöt ja pääsääntöisesti jatkuvuudenhallinnan ammattilaiset ovatkin myös kokeneita projektipäälliköitä. Kannatan projektin perustamista etenkin jatkuvuudenhallinnan ensiaskeleita ottaessa, mutta miten käy, kun projekti päättyy?

Hyvin, kunhan muistetaan sisällyttää projektiin riittävä koulutus ja henkilöstön selkeä jatkuvuudenhallinnan roolitus. Näin yritys ei jää riippuvaiseksi jatkuvasta ulkopuolisesta konsultoinnista, ja jatkuvuudenhallinnalla on mahdollisuus menestyä. Ulkopuolista apua kannattaa käyttää alkuvaiheessa ja suurempien muutosten läpiviennissä, mutta jatkuva ulkopuolinen apu ei varmista muuta kuin jatkuvan rahavirran yrityksestä ulos. Päivittäinen jatkuvuudenhallinnan työ on pystyttävä ja haluttava tehdä omin voimin.

Yrityksen tulisi pyrkiä toteuttamaan jatkuvuudenhallinta osana jokaisen päivittäistä työtä, ikään kuin integroituna liiketoimintaan. Tässä tosin yrityksen koolla ja toimialalla on suuri merkitys. Voi olla helpointa ja kustannustehokasta pitää pientä jatkuvuudenhallinnan osastoa, joka on läsnä ja auttaa muita yrityksen osastoja toteuttamaan jatkuvuudenhallintaa, seuraamaan edistystä ja varmistamaan, että esimerkiksi ISO-sertifioinnin vaatimukset täyttyvät. Suomessa on lukumääräisesti vähän jatkuvuudenhallinnan ammattilaisia, ja harvassa yrityksessä on täysipäiväinen jatkuvuudenhallinnan ammattilainen. Yhdysvalloissa puolestaan tätä kirjoittaessani LinkedIn-palvelussa on lähes kolme tuhatta jatkuvuudenhallinnan avointa Business Continuity Manager -työpaikkaa.

Kuinka siis toteuttaa jatkuvuudenhallinnan projekti ja erityisesti aika projektin jälkeen, jos omaa osaamista ei vielä ole, mutta halua on?

Valitse ensin yrityksellesi sopiva ja osaava kumppani jatkuvuudenhallinnan projektiin. Älä osta avaimet käteen –projektia, vaan aseta projektille vaatimukseksi kyky toimia itsenäisesti projektin päättyessä, ja osallistu projektiin aktiivisesti koko sen elinkaaren. Näin saat samalla hyvän käsityksen työkuorman noususta, ja voit huomioida tämän yrityksen resurssisuunnittelussa. Projektin aikana osastokohtaiset vaatimukset tarkentuvat, ja tässä vaiheessa tulee valita osastoilta henkilöt, jotka tulevat vastaamaan oman osastonsa jatkuvuudenhallinnasta. Kaiken tarvittavan dokumentaation tulisi tuottaa yrityksen oma henkilökunta, jolloin kynnys olla itsenäinen projektin jälkeen on huomattavasti matalampi. Kumppanin tehtävä on opastaa, ohjata ja valmentaa yritystä olemaan omavarainen. Samoin sisäisen koulutuksen toteuttamista oman henkilökunnan voimin kannattaa harkita – yksi parhaita oppimisen keinoja on opettaa muita. Harjoitukset suunnitellaan myös realistiseksi yrityksen toiminnan kannalta, jolloin jokainen voi tuntea harjoituksen hyödyn kun se koskettaa omaa työtä. Näin toimittaessa projektin päättyessä yrityksellä on:

  • Jatkuvuudenhallinnan vastuuhenkilö per osasto
  • Dokumentointi on yrityksen henkilökunnan tekemä
  • Henkilökunta on koulutettu
  • Henkilökunta on osallistunut realistiseen harjoitukseen
  • Henkilökunta on tietoinen seuraavista kehityshankkeista (= palauteraportti harjoituksesta)

Nyt yrityksellä on erinomainen mahdollisuus jatkaa jatkuvuudenhallinnan prosesseja osana omaa päivittäistä työtä.

Seuraavassa osassa käsittelen pieniä päivittäisiä uhkia jatkuvuudelle – vastapainona suurille mullistuksille.

Mukavaa työviikkoa,
Aapo

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.