Osa 4: Astu ruohonjuuritasolle ja unohda hetkeksi suuret uhat

Osa 4: Astu ruohonjuuritasolle ja unohda hetkeksi suuret uhat

Kaiken ei aina tarvitse olla suurta jatkuvuudenhallinnassakaan. On todennäköistä, että yrityksenne saa enemmän hyötyjä lyhyellä tähtäimellä pienistä kehityshankkeista, jotka koskettavat jokaista työpäivää.

Jatkuvuudenhallinnan analysointivaiheessa keskitytään suuriin häiriöihin, jotka vaarantavat liiketoiminnan väliaikaisesti tai pysyvästi. Pienet häiriötekijät eivät tähän joukkoon kuulu, mutta olisi ajattelematonta olla käsittelemättä nämäkin häiriötekijät. Pienten häiriötekijöiden käsittely ei ole osa kirjaopin mukaista jatkuvuudenhallintaa vaan pikemminkin alemman tason työsuoritteen optimointia. Täytyy olla tarkkana, miltä kannalta optimointia viedään eteenpäin: liiketoimintaprosessin tehostus voi olla ristiriidassa henkilöstön hyvinvoinnin kanssa ja vastaavasti törsääminen hienoihin työkaluihin ei välttämättä nosta tehokkuutta eikä työkalun käyttäjän motivaatiota. Usein paras tulos saadaan, kun johto viettää aikaa henkilöstön kanssa ja kehityskohteita etsitään yhdessä. Seuraavaksi muutamia esimerkkejä, jonka pohjalta yrityksesi voi ideoida teille soveltuvia kehityskohteita.

Liiketoimintaprosessit
Peratkaa koko ketju markkinoinnista myynnin kautta laskutukseen ja perintään. Missä on kipupisteitä? Kuinka monta kertaa samat asiat kirjoitetaan eri sovelluksiin tai järjestelmiin? Kuinka monta omaa Excel-taulukkoa henkilöstöllä on tukemassa kömpelöä sovellusta? Onko jokainen hyväksyntä tarpeellinen vai voiko hyväksyntää keventää tai delegoida? Missä vaiheessa tulee eniten virheitä? Vinkki: tyytymätön henkilökunta on varma merkki hankalasta tai epämielekkäästä rutiinista – kukaan ei purnaa hyvikseen, täältä on hyvä aloittaa.

Työkalut
Keskityn tässä IT-työkaluihin, mutta kaikki oikuttelevat tai epäsopivat työkalut nakertavat tuottavuutta. Valtaosa työväestöstä ei ole diginatiiveja, eikä työvälineitä osata käyttää tehokkaimmalla mahdollisella tavalla. Toisaalta Diginatiivit taas tekevät sujuvasti mitä vain ja millä työkalulla vain. Yrityksen haaste on usein tarjota moderni ja joustava digitaalinen työympäristö. Muuten riskinä on yrityksen tietojen leviäminen helppokäyttöisiin henkilökohtaisiin pilvipalveluihin ja laitteisiin. Pyytäkää apua ulkopuolelta, jos omat taidot ovat vanhentuneet. Käyttäkää aikaa ja rahaa koulutukseen, ajanmukaiseen laitteistoon ja keskitettyyn tiedonhallintaan. Tietokoneen rikkoutumisesta toipuminen saa kestää pari tuntia, ei enempää.

Henkilöstö
Vaikka tapaturmat ja sairauspoissaolot eivät olisi koholla, niin jokainen tapaturma on käsiteltävä juurta jaksaen. Vaaralliselle työympäristölle tai puutteelliselle ohjeistukselle ei kellään ole varaa. Pitkällä aikavälillä jokainen toimisto on kuitenkin vaarallinen, silloinkin jos henkilöstö istuu valtaosan työpäivästään. Kun työssä on imua on helppo istua tuntikausia paikallaan ja tehdä 14 tunnin päivää. Omakohtaisesti olen kokenut kroonistuneet istumatyön seuraukset, vaikka liikun aktiivisesti työn ulkopuolella. Miettikää tapoja jaksottaa päivää riittävästi, panostakaa ergonomiaan, rohkaiskaa taukojumppaan ja katkaiskaa hissistä sähköt. Muutama kerros porrasjumppaa tekee vain hyvää. Virkeä ja terve henkilöstö hymyilee, nauraa ja siinä sivussa tekee työt hyvillä tehoilla vuodesta toiseen.

Toimitilat
Tiloja on usein vaikea muuttaa ja muutokset voivat olla turhan kalliita. Tilaa on oltava tarpeeksi ja tilan on sovittava työtehtävään. Kohdelkaa henkilöstöä tasa-arvoisesti: miksi laittaa harjoittelija istumaan pöydän nurkalle ahtaaseen rakoon tai pisimpään talossa olleet ikkunapaikoille? Poiketkaa harmaasta massasta ja laittakaa väriä peliin. Harmaa-sininen-valkoinen ei tavoita tuottavuuden tunnetiloja ja pahinta, mitä väri-ilottelusta voi seurata, on kiivas kahvihuonekeskustelu. Korvatkaa muovikukat oikeilla kasveilla tai sisäpuutarhoilla.

Näiden neljän teeman kautta voitte kehittää yrityksenne jatkuvuutta ja tehokkuutta henkilökohtaisella tai liiketoimintaprosessitasolla. Välttämällä pienet keskeytykset, sairaspoissaolot ja turhan tuskailun tietotekniikan kanssa säästätte vuodessa ison kasan työtunteja.

Ensi jaksossa palaan takaisin jatkuvuudenhallinnan pariin. Sokerina pohjalla on harjoittelu – jatkuvuudenhallinnan tärkein kulmakivi.

Värikästä syksyä,
Aapo

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.